Сейчас, в столь сложной ситуации на украинском рынке, руководству компаний и Топам нужно еще лучше понимать свои возможности и выделить то что является для всей команды простой тратой времени, а что наоборот, является эффективным инструментом повышения результативности и согласованности действий персонала. Например, хорошим результатом проведения собрания является воодушевление сотрудников и желание действовать. Если у вас не получается создать такой результат, внимательно посмотрите, в чем вы отклоняетесь от описанной процедуры.

Типичные ошибки при проведении еженедельных собраний персонала:

* Не объяснить сотрудникам в чем цель собрания персонала, какова повестка и правила проведения. В этом случае они даже без какого-то умысла, просто следуют своим привычкам и опыту, и пытаются превратить это собрание во что-то, чем оно не должно являться: дискуссионный клуб, мозговой штурм, вечер вопросов и ответов.

* Выбрать неудачное время для проведения собрания, например, проводить собрание в самый разгар рабочего дня, или наоборот — после окончания рабочего дня. Для моих компаний успешно проводить общее собрание в обеденный перерыв, один раз в неделю можно позволить себе сократить обеденный перерыв на пол часа. Как показывает опыт, если на какое-то дело есть только полчаса, оно занимает полчаса, если ограничения по времени нет, дело может занять слишком много времени.

* Ведущий собрания предоставляет слово кому попало, не добивается, чтобы следовали регламенту, в результате приоритеты искажаются, собрание затягивается или превращается в дискуссионный клуб или совещание. Участники собрания вместо того, чтобы выйти воодушевленными, уползают уставшими.

* Изменять время собрания. Самых организованных сотрудников, которые привыкли планировать свою рабочую неделю заблаговременно, это сильно расстраивает. Даже если руководитель по какой-то необычайно важной причине отсутствует, собрание должно пройти по расписанию. В этом случае его проводит заместитель, когда нет и его кто-то из руководителей. Если в компании есть еще хотя-бы три человека, собрание должно проводиться.

* Смешивать еженедельное собрание с другими формами общения с персоналом, например с обучающими семинарами. В этом случае собрание вообще не приносит ожидаемого результата. Никогда не смешивайте еженедельное общее собрание персонала с обучением или чем-то еще. Если по какой-то причине это кажется удобным, проведите собрание в соответствии с описанной последовательностью действий, завершите его, и после этого проводите обучение.

* Проводить собрание, когда сотрудники находятся на своих рабочих местах. Вы не сможете успешно конкурировать в привлечении внимания аудитории с «Одноклассниками» или «ВКонтакте». Если вам приходится проводить собрание в рабочем помещении, добейтесь, чтобы все компьютеры были выключены, а секретарь был на своем рабочем месте и принимал все звонки, записывая кто звонил, чтобы после собрания передать сотрудникам.

* Выступающие на собрании руководители используют непонятные для большинства сотрудников термины, это приводит к тому, что большая часть участников теряет интерес, им становится скучно и руководителю приходится прикладывать значительные усилия, чтобы собрание действительно поднимало боевой дух, а не разрушало его.

Когда я впервые начал проводить такие собрания персонала, то совершил, наверное, все возможные ошибки — я переносил собрания и потом пытался собрать сотрудников. На собраниях я допускал возникновения дискуссий и собрания превращались в «вопросы и ответы», в результате у членов команды снижался боевой дух, а само собрание занимала не полчаса, а час. Мои руководители на первых собраниях усыпляли сотрудников непонятными терминами. Некоторые выступающие умудрялись одним лишь темпом своего рассказа создать атмосферу полной безнадежности, которую потом приходилось разгонять. Руководители, у которых статистики падали, а планы не выполнялись, вместо отчета о выполнении плана сыпали оправданиями, оправдывая почему все так плохо. Так что очень рекомендую вам придерживаться именно этой последовательности и избегать описанных выше ошибок.

Еженедельно проводя такие собрания вы обнаружите, что возможно впервые за долгое время, члены вашей команды начинают понимать цели компании, что с каждым собранием их боевой дух растет. Это мощный инструмент в руках умелого руководителя, если его правильно использовать.

Из книги Александра Высоцкого «Малый бизнес. Большая игра»